Olika sorters kontorsmiljöer – tips inför förändring
Arbetslivet förändras. Heltidsanställning och arbete på plats i företagets lokaler 7.00-16.00 är ingen självklarhet. Var, när och hur samt med och för vem man arbetar kan se ut på många olika sätt. Strävan efter flexibilitet syns till exempel i organisationer som har flex- eller aktivitetsbaserade kontor.
Fördelar som brukar lyftas fram kring aktivitetsbaserade kontor är att de ökar kreativitet, samarbete och hållbarhet.
En rad forskningsstudier om olika kontorsmiljöer pågår vid svenska universitet och högskolor. Sammanfattningsvis visar de att koncentrationskrävande arbete fungerar bäst om det utförs i lokaler där man både har tillgång till eget kontor och effektiva mötesrum (så kallade cellkontor). Det finns även evidens för att ljudstörningar i öppna kontorslösningar kan dra ner prestationsförmågan med 30 procent.
Välj kontorstyp utifrån verksamhet
Aktivitetsbaserade kontor införs bland annat för att öka produktiviteten, sänka lokalkostnader och minska energiförbrukningen.
Forskarna ser att ett engagerat ledarskap som tror på det aktivitetsbaserade sättet att jobba smittar av sig och ger medarbetarna en mer positiv inställning.
– Det är jätteviktigt att först lägga ner ett ordentligt arbete för att få med sig mellancheferna. Det kan vara avgörande för om medarbetarna blir med på tåget eller inte, menar Eva Bergsten, forskare inom arbetshälsa vid Högskolan i Gävle.
Många studier om kontorsmiljöer poängterar betydelsen av att utgå från organisationens verksamhet vid utformningen av kontorslokaler. En slutsats är att en kontorstyp inte behöver passa för alla verksamheter.
– Flexibla aktivitetsbaserade kontor har fördelar, men det finns också risker. För att lyckas krävs det en kontinuerlig, proaktiv och inkluderande process, både när det gäller att adressera arbetsmiljöproblem och att skapa en känsla av gemensamt ägande över arbetsplatsen, menar Maral Babapour forskare inom avdelningen design and human factors, Chalmers Tekniska universitet.
Tips inför en förändring
- Behovsanalys
- Risk och konsekvensanalys inför förändring
- Tidsplan
- Plan för implementering
- Utvärdering
I förändringsarbetet är det viktigt att se över både den fysiska miljön och de organisatoriska aspekterna. Var tydlig med varför förändringen ska genomföras. ”Varför” är a och o. Fundera också över vad som behövs för att det nya arbetssättet ska fungera.
Läs mer
CHECKFLEX (umu.se) – Checkflex är en checklista för övergång till och verksamhet i flexkontor med aktivitetsbaserat arbetssätt.
Mellancheferna avgör om flytt till aktivitetsbaserat kontor blir lyckad – forskning.se
Därför fungerar bara vissa aktivitetsbaserade kontor – Chalmers tekniska högskola
Kunskapssammanställning 2018:2 Nya sätt att organisera arbete, betydelsen för arbetsmiljö och hälsa (pdf) – Arbetsmiljöverket
Konkreta råd inför förändring
Aktivitetsbaserat kontor – Institutet för stressmedicin – Västra Götalandsregionen
Sammanfattning av forskningsläget för aktivitetsbaserade kontor (ABW) (pdf) – Västra Götalandsregionen
Aktivitetsbaserat kontor - Institutet för stressmedicin – Västra Götalandsregionen. Längst ner på sidan finns filmer om ergonomi.