Information för chefer – Min vård Gävleborg
Här hittar du samlad information om Min vård Gävleborg riktad till dig som är chef inom hälso- och sjukvården i Region Gävleborg.
Min vård Gävleborg är en digital vårdtjänst som gör det möjligt för invånare att utföra digitala tjänster och kommunicera digitalt med hälso- och sjukvården.
Tjänsten kan användas av invånare som är listade på en hälsocentral i Gävleborgs län och omfattar både primärvården, sjukhusbaserad specialistvård och Folktandvården.
För att säkerställa en god, säker och jämlik patientupplevelse behöver inkommande ärenden hanteras inom den förväntade tiden. Alla anslutna hälsocentraler och mottagningar ansvarar för att ta emot och hantera ärenden – oavsett om de initierats av patienten eller av vården.
Invånare använder Min vård Gävleborg för att komma i kontakt med vården. Vårdpersonalen arbetar i webbapplikationen Clinic24 för att ta emot, hantera och besvara de digitala ärendena.
Som chef har du en nyckelroll i att säkerställa fungerande arbetssätt för Min vård Gävleborg, vilket skapar goda förutsättningar för både invånare och medarbetare.
För att medarbetare ska kunna arbeta i Clinic24 behöver följande finnas på plats.
Medarbetaruppdrag
Medarbetaruppdraget är en behörighetsstyrning kopplat till anställningen som möjliggör inloggning i bland annat Clinic24. Detta ingår vanligtvis när en medarbetare anställs. Kontakta IT-support om du har en medarbetare som inte kan logga in i Clinic24 och behöver ett medarbetaruppdrag.
Kompetensroll
Kompetensrollen består av tre led, verksamhetsområde - yrke – spetskompetens och styr vilka ärenden medarbetaren får och kan filtrera fram i Clinic24. Rollerna finns i Kompetensportalen, och du som närmaste chef tilldelar rollen till dina medarbetare.
Utrustning
Medarbetare kan, utöver dator, behöva headset och webbkamera för röst- och videosamtal med patienter. Beställning av utrustning sker enligt enhetens ordinarie rutiner.
Ändamålsenliga lokaler
Enhetens lokaler bör vara anpassade efter arbetssättet, till exempel att ha tillgång till enskilda rum för att ha videosamtal.
Som chef ansvarar du för att dessa förutsättningar finns på plats.
Rutinen nedan beskriver vilka typer av ärenden som kan inkomma i Clinic24 och vilket ansvar enheten har för att hantera dem. Den innehåller också gemensamma principer för ett likvärdigt arbetssätt i regionen och för att säkerställa en god patientupplevelse.
Som chef ansvarar du för att din enhet följer rutinen och de ansvarsområden som beskrivs i den.
Externa aviseringar kan användas som stöd för att uppmärksamma brådskande ärenden. Aviseringarna skickas som sms till en mobiltelefon eller till en DECT-telefon.
Det finns inget krav på att använda externa aviseringar. Det viktiga är att inkommande ärenden hanteras inom förväntad tid. Externa aviseringar är ett stöd – inte ett måste.
Som chef ansvarar du för att arbetssättet för ärendehantering fungerar oavsett om externa aviseringar används eller inte.
Min vård Gävleborg erbjuder även ett antal tjänster som enheter kan använda när det finns behov och verksamhetsnytta:
- Skicka bokningsbiljetter
- Formulär (enstaka och upprepande)
- Asynkrona meddelanden initierade av vården
- Digitala besök initierade av vården
- Asynkrona meddelanden till fast vårdkontakt eller behandlande roll (kontakt initieras av patienten)
Som chef bör du uppmuntra användningen av funktionerna när de bidrar till ett förbättrat arbetssätt eller en smidigare kontakt med invånare.
Varje enhet behöver säkerställa interna arbetssätt för hantering av ärenden i Clinic24. Det kan handla om:
- tydlig ansvarsfördelning
- överlämning av ärenden mellan medarbetare
- intern kommunikation kring ärenden
Som chef ansvarar du för att enheten arbetar strukturerat och att samverkan fungerar både internt och med andra enheter, verksamhetsområden och vårdgivare.
För att medarbetare ska förstå sitt ansvar och kunna använda Min vård Gävleborg på ett effektivt sätt behöver de genomgå utbildning.
Utbildning för Clinic24 och Min vård Gävleborg finns i Kompetensportalen. Läs mer om utbildning här.
Som chef ansvarar du för att medarbetarna tar del av utbildningsmaterialet och är förtrogna med funktioner och arbetssätt.
I Cyklop finns rapporter och statistik för Min vård Gävleborg. I dessa rapporter kan du som chef se statistik för din enhet, till exempel antal öppna asynkrona chattar eller antal genomförda digitala besök.
Anställda i Region Gävleborg har automatiskt tillgång till rapporterna i Cyklop.
Anställda hos privata vårdgivare behöver beställa access för att få tillgång till sin vårdgivares data. Så här får som tillhör privat vårdgivare behörighet till statistik.
Journalföring och registrering av vårdkontakt ska ske efter ett besök i Min vård Gävleborg. Detta sker i det huvudsakliga journalsystemet, exempelvis Cosmic eller Obstetrix. Nedan rutin beskriver mer detaljerat hur journalföring och registrering av vårdkontakt samt kassahantering ska genomföras.
I Min vård Gävleborg kan medarbetare skicka en återkoppling för att rapportera synpunkter eller felaktigheter kopplade till ett specifikt besök i tjänsten.
När en medarbetare skickar in en återkoppling får du som chef automatiskt en kopia av svaret, så att du hålls informerad om ärendet och eventuella åtgärder.
Se mer information om återkopplingar i rutinen Min vård Gävleborg, Återkoppling, hantering – Platina id 09-864545 (pdf).
Om du har medarbetare som vill arbeta på distans med Min vård Gävleborg gäller de ordinarie rutiner och riktlinjer för flexibelt arbete inom Region Gävleborg. Läs mer om Flexibelt arbete.
Vid behov finns även särskilda arbetströjor att beställa för medarbetare som arbetar hemifrån. Här kan medarbetare göra beställning av pikétröja
Nyheter och uppdateringar om Min vård Gävleborg kommuniceras via:
- Nyhetsbrev
- Informationsmöten
Vi rekommenderar att du som chef prenumererar på nyhetsbrevet för att hålla dig uppdaterad. Du kan också delegera ansvaret för att bevaka uppdateringar inom området. Anmäl dig till Min vård Gävleborg nyhetsbrev här.
Om du har frågor eller funderingar och behöver komma i kontakt med någon för att få hjälp, hittar du kontaktvägar för Min vård Gävleborg här:
Om patienter behöver support i att använda Min vård Gävleborg kan de vända sig till Hälsotorgen:
Har du koll på läget? Använd checklistan för att säkerställa att du och din enhet har genomfört alla nödvändiga aktiviteter för att kunna hantera ärenden i Min vård Gävleborg på rätt sätt och inom rätt tid.